SOPS | HƯỚNG DẪN THAO TÁC THỰC HIỆN 12 SOP

  • bởi

SOPs là những điều cơ bản nếu bạn muốn đăng ký mở nhà thuốc. Những hướng dẫn sau sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn và thực hiện đơn giản.

Nhu cầu đăng ký mở nhà thuốc GPP là ước mơ của hầu hết những dược sĩ hiện nay. Để thực hiện việc đó, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu định nghĩa về các quy trình thao tác chuẩn (SOP – standard operating procedure) để làm hồ sơ thẩm định cho nhà thuốc. Vậy 12 SOPs là gì? Thực hiện như thế nào để đúng quy định nhất? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

Quy trình SOPs là một trong số những khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực y tế
Quy trình SOPs là một trong số những khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực y tế

Mua thuốc

Đối với các loại thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, vật tư y tế (nếu có) khi được nhập vào nhà thuốc, dược sĩ hoặc nhân viên bán hàng phải đảm bảo các sản phẩm được mua có chất lượng tốt, phải đáp ứng đủ, đúng, kịp thời theo nhu cầu người tiêu dùng và theo quy chế hiện nay.

Quy trình này bao gồm các bước:

Lựa chọn kỹ nhà cung ứng sản phẩm

Thực hiện giao dịch

Kiểm tra chất lượng hàng khi nhập vào nhà thuốc

Bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn

Việc bán và tư vấn thuốc theo đơn được liệt kê rõ trong SOPs. Khi bán các mặt hàng thuốc không thuộc danh mục thuốc không kê đơn ban hành kèm theo Thông tư 07/2017/TT-BYT, dược sĩ hoặc nhân viên bán thuốc phải đảm bảo quy trình bán thuốc theo đơn hợp lý, an toàn và phù hợp quy chế chuyên môn.

Quy trình này bao gồm các bước:

Chào hỏi khách hàng mua thuốc

Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc

Lựa chọn thuốc, bao gồm trường hợp thuốc kê tên gốc và trường hợp thuốc kê tên biệt dược.

Lấy thuốc theo đơn

Hướng dẫn người mua cách sử dụng

Lưu trữ thông tin đầy đủ

Thu tiền, giao hàng và cảm ơn khách hàng mua thuốc

Nắm rõ 12 quy trình SOPs để thao tác mở nhà thuốc tiện lợi hơn
Nắm rõ 12 quy trình SOPs để thao tác mở nhà thuốc tiện lợi hơn

Chuỗi nhà thuốc GPP hỗ trợ nhà thuốc bộ hồ sơ 12 SOP hoàn chỉnh, không phí gia nhập chuỗi

Bán thuốc không theo đơn

Ngược lại với quy trình số 2 thì quy trình này áp dụng cho trường hợp khi dược sĩ / nhân viên bán hàng bán các mặt hàng thuộc danh mục thuốc không kê đơn ban hành kèm theo Thông tư 07/2017/TT-BYT. Theo đó, quy trình bán thuốc không theo đơn phải được thực hiện hợp lý, an toàn và theo đúng quy chế chuyên môn.

Các bước của quy trình này gồm có:

Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Tìm hiểu nguyên nhân việc sử dụng thuốc của khách hàng (khi khách hàng hỏi một loại thuốc cụ thể và khi khách hàng hỏi về cách điều trị một chứng bệnh cụ thể)

Xem xét việc sử dụng thuốc của khách hàng và đưa ra lời tư vấn phù hợp cho mỗi trường hợp

Lấy thuốc

Hướng dẫn cách sử dụng

Lưu trữ thông tin đầy đủ

Thu tiền, giao hàng và cảm ơn khách hàng mua thuốc

Bảo quản và theo dõi chất lượng

Đối với tất cả các loại mặt hàng tại nhà thuốc, dược sĩ hoặc nhân viên bán hàng cần tuân thủ việc bảo quản thuốc đúng quy định, không chỉ phục vụ mục đích đảm bảo chất lượng thuốc mà còn cho mục đích kiểm soát và quản lý thuốc. Đây là thao tác đáng được lưu ý trong SOPs chuẩn.

Quy trình này bao gồm các bước:

Đảm bảo cách thức sắp xếp và cách bảo quản được thực hiện đúng, đủ

Kiểm soát chất lượng thuốc theo thời gian

Giải quyết thuốc khiếu nại thu hồi

Quy trình này hướng dẫn dược sĩ, nhân viên bán hàng cách thu hồi triệt để và khẩn trương các mặt hàng thuốc bị khiếu nại và được kết luận là thuốc không được phép lưu hành.

Sau khi nhận được công văn thu hồi của Bộ Y tế, nhà cung cấp hoặc các cá nhân phát hiện mặt hàng thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng (TCCL) phải thực hiện quy trình này như sau:

Chủ nhà thuốc / dược sĩ ra thông báo về việc ngừng bán, ngừng nhập và nhận thu hồi mặt hàng này đến các chi nhánh, nhân viên và các khách hàng có liên quan.

Thực hiện cẩn thận việc kiểm tra, rà soát các mặt hàng tồn tại nhà thuốc, bao gồm số liệu hiển thị trên hệ thống cũng như số liệu thực tế.

Tiếp nhận hàng trả về từ khách hàng theo đúng nguyên tắc dựa theo số lượng, tình trạng bao bì, chất lượng bảo quản của thuốc.

Thực hiện các bước thống kê số liệu, tổng kết và làm báo cáo về kết quả thu hồi từ nhân viên bán hàng gửi cho dược sĩ / chủ nhà thuốc và sau đó gửi lên cho cơ quan Nhà nước theo đúng quy định.

Giải quyết tức thời những vấn đề khi có khiếu nại về thuốc trong SOPs
Giải quyết tức thời những vấn đề khi có khiếu nại về thuốc trong SOPs

Đào tạo

Quy trình thao tác chuẩn “Đào tạo” có mục đích quy định việc đào tạo nhân viên cả cũ và mới tại nhà thuốc. Việc đào tạo được cho là khá phức tạp nhưng cần được thực hiện nghiêm chỉnh đúng theo SOPs.

Đối với nhân viên mới, dược sĩ / chủ nhà thuốc có trách nhiệm đào tạo sao cho nhân viên nắm rõ các quy trình thao tác chuẩn, các quy chế và luật lệ chuyên môn liên quan đến mặt hàng thuốc. Quá trình đào tạo không chỉ bao gồm kiến thức dược phẩm mà còn bao gồm bao gồm việc giao tiếp với khách hàng, tư vấn kiến thức đúng cho người bệnh, nắm rõ cách bảo quản từng loại thuốc, ghi chép và thống kê chi tiết quá trình cũng như kết quả đào tạo.

Đối với nhân viên cũ, dược sĩ / chủ nhà thuốc phải có chương trình đào tạo lại, kiểm tra kiến thức với thời gian sao cho phù hợp. Nhà thuốc cần được trang bị đầy đủ các phương tiện cập nhật tin tức và kiến thức mới như sách báo, internet… Tùy vào quy mô và số lượng nhân viên của nhà thuốc hoặc tổ chức bao gồm nhiều chi nhánh mà dược sĩ / chủ nhà thuốc nên tổ chức các buổi gặp gỡ, học hỏi, giao lưu hoặc buổi đào tạo cùng với các chuyên gia trong ngành.

Tư vấn điều trị

Dược sĩ và nhân viên bán hàng tại nhà thuốc có trách nhiệm tư vấn kiến thức đúng, mới nhất và đảm bảo việc sử dụng thuốc hợp lý cho khách hàng.

Quy trình thao tác chuẩn bao gồm nội dung sau:

Tiếp đón và chào hỏi khách đến mua thuốc hoặc đến cần lời tư vấn.

Tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc tư vấn khách hàng như tuổi tác, giới tính, các loại thuốc đã và đang dùng, tiền sử bệnh và triệu chứng bệnh hiện nay.

Đối với các trường hợp bệnh nặng và nằm ngoài khả năng chữa trị của dược sĩ, phải khuyên khách hàng đến bệnh viện, phòng khám chuyên môn trong thời gian sớm nhất.

Đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng phù hợp cho từng trường hợp bệnh nhân.

Tuân thủ quy trình thao tác chuẩn về việc bán thuốc không theo đơn (SOP 3).

Bảo mật thông tin về tình trạng bệnh và loại thuốc khách hàng sử dụng.

Hướng dẫn ra lẻ thuốc

Quy trình này đảm bảo việc ra lẻ tất cả các mặt hàng thuốc được dược sĩ và nhân viên bán hàng thực hiện một cách đảm bảo vệ sinh và tránh nguy cơ nhiễm chéo.

Khi ra lẻ bất kỳ một loại thuốc nào, bạn phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc:

Tủ trưng bày và khu vực chứa thuốc phải có sự phân chia rõ rệt. Các dụng cụ ra lẻ thuốc phải đảm bảo đầy đủ như kéo, khay chứa và que đếm thuốc. Cồn và bông gòn cũng phải có đủ tại nhà thuộc.

Nhân viên bán hàng cần biết cách thao tác hợp lý khi ra lẻ thuốc còn giữ được bao bì (thuốc trong vỉ) và không có bao bì (thuốc chứa trong chai, lọ).

Vệ sinh nhà thuốc

Quy trình thao tác chuẩn SOPs về việc vệ sinh nhà thuốc nhằm hướng dẫn vệ sinh và giữ nhà thuốc luôn sạch sẽ, gọn gàng. Quy trình áp dụng cho cơ sở vật chất, nhà cửa, giá, tủ, kệ và các vật dụng chứa thuốc, ra lẻ thuốc. 

Việc vệ sinh nhà thuốc đúng quy trình đòi hỏi bạn phải lưu ý 3 mức độ: vệ sinh hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Hàng ngày: nhân viên nhà thuốc cần lau chùi nền nhà, xịt nước rửa và lau chùi kính, mặt tủ, vệ sinh các mặt bàn ghế, cánh cửa, sắp xếp gọn gàng không gian và vật dụng làm việc, giữ vệ sinh cá nhân cũng như giặt ủi quần áo làm việc, giữ tóc tai gọn gàng.

Hàng tuần: nhân viên nhà thuốc nên lau sạch các cánh cửa, vệ sinh mạng nhên và bụi bặm bám ở các góc tường và trần nhà, dùng khăn ẩm lau các thiết bị điện như quạt máy, điều hòa. 

Hàng tháng: nhân viên nhà thuốc cần thực hiện việc lau chùi các giá kệ và tủ đông (nếu có), xếp các mặt hàng thuốc ra thùng riêng để lau chùi sạch sẽ các tủ chứa, giá thuốc và xếp lại vào chỗ cũ sau khi làm xong.

Ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

Một trong những thao tác ít được biết đến trong số SOPs là việc kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ. Quy trình này cần được thực hiện hàng ngày và đóng vai trò quan trọng trong việc giữ độ vệ sinh và chất lượng của các mặt hàng thuốc.

Chi tiết quy trình này gồm có:

Độ ẩm quy định: không quá 75%

Nhiệt độ quy định: không quá 30 độ C.

Nhân viên nhà thuốc cần kiểm tra nhiệt kế 2 lần mỗi ngày với thời gian cách đều. Thông thường, vào khoảng hai mốc thời gian là 9 giờ sáng và 3 giờ chiều. Nhân viên phải biết cách thao tác đối với hai loại nhiệt kế tự ghi và nhiệt kế không tự ghi.

Đối với các trường hợp nhiệt độ, độ ẩm vượt giới hạn quy định, nhân viên phải điều chỉnh lai điều hòa và nhiệt kế ngay lập tức và báo cáo lại với dược sĩ / chủ nhà thuốc.

Trong trường hợp nhiệt kế, máy điều hòa bị hỏng, nhân viên phải báo cáo lại với dược sĩ / chủ nhà thuốc để có phương pháp giải quyết kịp thời và ghi chú lại vào sổ theo dõi.

Ghi chép để nắm rõ số liệu là điều cần thiết để thực hiện tốt quy trình SOPs
Ghi chép để nắm rõ số liệu là điều cần thiết để thực hiện tốt quy trình SOPs

Sắp xếp trình bày

Quy trình thao tác chuẩn về việc sắp xếp trình bày cũng tương tự như SOPs số 4 – Bảo quản và theo dõi chất lượng. Quy trình này hướng dẫn dược sĩ và nhân viên bán hàng có những thao tác cần thiết để bảo quản hàng hóa đúng quy định, quy chế và có tính thẩm mỹ cần thiết. Đây là một trong những bước quan trọng không thể thiếu trong SOPs.

Việc sắp xếp, trình bày nhà thuốc bao gồm:

Phân chia khu vực sắp xếp

Tất cả các mặt hàng thuốc cần được phân chia theo nhiều yếu tố như theo từng ngành hàng riêng biệt, theo yêu cầu bảo quản (đặc biệt đối với các loại thuốc đòi hỏi sự bảo quản phức tạp) và theo yêu cầu của quy định chuyên môn hiện nay.

Sắp xếp và trưng bày hàng hóa trên giá, tủ

Hàng hóa cần được ít nhất được phân chia theo 3 nhóm: Thuốc bán theo đơn; Thuốc bán không theo đơn; Sản phẩm không phải là thuốc

Trong từng nhóm thuốc sẽ sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý

Sắp xếp đảm bảo: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra. Gọn gàng, ngay ngắn, có thẩm mỹ, không xếp lẫn lộn giữa các mặt hàng,.. Nhãn hàng (Chữ, số, hình ảnh,..) trên các bao bì: Quay ra ngoài, thuận chiều nhìn của khách hàng.

Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO và FIFO và đảm bảo chất lượng hàng

FEFO: Hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dùng dài hơn xếp vào trong.

FIFO: Hàng nhập trước xuất trước,…

Khi bán lẻ: Bán hết hộp đã mở trước, mở hộp nguyên sau: Tránh tình trạng mở nhiều hộp thuốc một lúc.

Chống đổ vỡ hàng:

Hàng nặng để dưới, nhẹ để trên.

Các mặt hàng dễ vỡ như chai, lọ, ống tiêm truyền,… để ở trong, không xếp chồng lên nhau.

Sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang

Các sổ, sách, giấy tờ, tài liệu tham khảo chuyên môn phải được phân loại, bảo quản cẩn thận, sạch sẽ (theo quy định), ghi nhãn, sắp xếp trên ngăn tủ riêng. Các tờ quảng cáo, giới thiệu thuốc (Có phiếu tiếp nhận công văn cho phép quảng cáo) phải được sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định. Văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ cho bán hàng, vệ sinh, tư trang phải sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định. Không để tư trang trong khu vực quầy thuốc.

Hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt

Thao tác chuẩn cuối cùng trong 12 quy trình SOP mà bạn cần biết là việc hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt.

Thuốc phải kiểm soát đặc biệt (KSĐB) là gì? Đó là: các loại thuốc độc; thuốc trong “Danh mục thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực”; thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất.

Trong trường hợp các loại thuốc nhận được thông báo, công văn thu hồi của cơ quan quản lý nhà nước về y tế, nhà cung cấp, hoặc khi Nhà thuốc tự phát hiện có hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng; bạn cần phải tuân thủ các quy tắc hủy sao cho đúng quy trình chuyên môn.

Quy trình này có liên hệ với SOP 5 – Giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi. Ngoài ra, bạn còn cần phải tham khảo từ Hội đồng hủy thuốc KSĐB và lưu trữ thông tin về việc này cho việc báo cáo.

Trên đây là giới thiệu về 12 quy trình SOP – các thao tác chuẩn cần thiết cho việc tổ chức vận hành nhà thuốc. Hy vọng thông tin trong bài đã giúp bạn có định hướng rõ hơn trước khi quyết định đăng ký kinh doanh hiệu thuốc. Chúc các dược sĩ thành công trên con đường của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *